Ein neues Mietprodukt anzulegen dauerte bis zu einer Stunde, band bis zu drei Personen und bestand aus mehreren hundert Einzelschritten. Der eigentliche Engpass war jedoch nicht die Zeit, sondern die Tatsache, dass dieses Wissen in Köpfen lag.
Digitale Systeme & KI · Innovation
Von bis zu einer Stunde auf fünf Minuten
fonlos · Automatisierung des Produktmanagements
Ausgangslage
Bevor ein Mietprodukt buchbar ist, muss viel zusammenkommen: Recherche zu Modell, Ausstattung und technischen Daten, gepflegte Stammdaten, Beschreibungstexte, Produktbilder und schließlich die Veröffentlichung in Warenwirtschaft und Website. Über Jahre war daraus ein Ablauf mit mehreren hundert Einzelschritten gewachsen, verteilt über mehrere Systeme.
Die Folgen zeigten sich weniger in der Zeit als in der Organisation. Die Einarbeitung dauerte lange, unerfahrene Mitarbeiter machten zwangsläufig Fehler, und bei Ausfall oder Fluktuation stand der Prozess. Ein Ablauf, den nur wenige beherrschen, macht ein Unternehmen von einzelnen Personen abhängig.
Strategische Frage
Ein Nutzungsmodell lebt davon, dass das Sortiment wächst und aktuell bleibt. Wenn jedes neue Produkt eingearbeitete Mitarbeiter bindet, wächst der Personalbedarf im gleichen Takt wie das Angebot – und jede Krankheit, jeder Urlaub und jeder Personalwechsel bremst das Geschäft. Die Frage war deshalb, wie sich ein Sortiment erweitern lässt, ohne dass Aufwand und Personenabhängigkeit mitwachsen.
Meine Rolle
Ich habe den Ablauf im Rahmen des Business Designs analysiert, den digitalen Prozess und die fachliche Logik der Software entwickelt, die KI-gestützten Funktionen konzipiert und die Umsetzung mit den Entwicklern begleitet. Die Weiterentwicklung erfolgte laufend anhand des Feedbacks der Mitarbeiter, die täglich damit arbeiten.
Analyse & Entscheidung
Bei der Analyse zeigte sich, dass der Prozess aus zwei sehr unterschiedlichen Arten von Arbeit bestand. Ein Teil war Urteilsarbeit: Welches Produkt passt ins Sortiment, wie wird es eingeordnet, was ist der richtige Preis. Der weitaus größere Teil war Übertragungsarbeit – Daten suchen, abtippen, umformatieren, in ein weiteres System kopieren.
Diese Übertragungsarbeit erzeugte den gesamten Schulungsaufwand und fast alle Fehler, ohne fachlich etwas beizutragen. Sie war der richtige Ansatzpunkt.
Die Entscheidung war deshalb, den Prozess nicht zu beschleunigen, sondern ihn neu zu schneiden: ein durchgehender Ablauf, in dem die Recherche der Produktdaten, die Erzeugung von Beschreibungstexten und Produktbildern sowie die Übergabe an Warenwirtschaft und Website zusammenhängen. Die Mitarbeiter prüfen und entscheiden, das System trägt.
Damit wanderte das Prozesswissen aus den Köpfen in die Anwendung. Wer neu dazukommt, muss den Ablauf nicht mehr auswendig können, sondern das Ergebnis beurteilen – eine Fähigkeit, die deutlich schneller vermittelt ist.
Umsetzung
Entstanden ist eine teilautomatisierte Anwendung, die Produktrecherche und Datenermittlung, die Generierung von Texten und Produktbildern sowie den Launch in Warenwirtschaftssystem und Onlineauftritt miteinander verbindet. Die Mitarbeiter behalten die Kontrolle über Auswahl, Freigabe und Korrektur.
Die Lösung wurde anschließend fortlaufend verbessert, ausgehend von der tatsächlichen Nutzung im Alltag.
Ergebnis
Das Anlegen eines Produkts reduzierte sich von bis zu einer Stunde und bis zu drei beteiligten Personen auf etwa fünf Minuten und eine Person. Zugleich sanken Fehleranfälligkeit und Schulungsaufwand, und die Abhängigkeit von einzelnen Personen entfiel.
Für das Geschäftsmodell war das die Voraussetzung dafür, das Sortiment laufend zu erweitern, ohne dafür Personal aufzubauen.
Der Fall zeigt, wie ich digitale und KI-gestützte Lösungen entwickle: Am Anfang steht die Frage, welche Arbeit tatsächlich Urteilsvermögen erfordert und welche nur Zeit kostet. Technik setzt danach dort an, wo sie fachlich nichts wegnimmt – und die Menschen behalten die Entscheidungen.
Kennzahlen
- Mehrere hundert Einzelschritte auf einen zusammenhängenden Ablauf reduziert
- Bis zu drei beteiligte Personen auf eine
- Bis zu eine Stunde auf etwa fünf Minuten